Upravljanje vremenom je vještina da planiramo i kontrolišemo kako trošimo sate koje imamo tokom dana da bismo efikasno ostvarili svoje ciljeve. S obzirom na to da svakodnevno žongliramo između različitih životnih domena, posao, porodica, slobodno vrijeme, hobiji, društveni život… važno je da postavimo jasne ciljeve i prioritete tako da bismo mogli da stavimo sa strane zadatke koji nisu toliko hitni i bitni, a koji nam jedu vrijeme i da možemo onda da pratimo na šta nam odlazi vrijeme koje imamo na raspolaganju.

Zašto je upravljanje vremenom važno za mentalno zdravlje?

Efikasno upravljanje vremenom ima ključnu ulogu u smanjenju stresa i unapređenju mentalnog stanja. Istraživanja ukazuju na to da osobe koje praktikuju efikasno upravljanje vremenom imaju niži nivo doživljenog stresa, jer vještine upravljanja vremenom pojedincima pružaju osjećaj kontrole nad sopstvenim životom, što je jedan od ključnih faktora mentalnog zdravlja. Kada ljudi imaju osjećaj kontrole nad svojim rasporedom, rjeđe doživljavaju osjećaj preopterećenosti, koji može doprinijeti razvoju anksioznosti i stresa.

Sa druge strane, loše upravljanje vremenom često je povezano s većim rizikom od sagorijevanja i mentalne iscrpljenosti. Istraživanja ukazuju na to da su osobe sa slabim vještinama upravljanja vremenom sklonije emocionalnom distresu i umoru, jer se teže nose s rokovima i usklađivanjem različitih obaveza. 

Kada imamo previše u glavi teško je krenuti!

Jedan od čestih problema s kojima se ljudi susreću jeste to što pokušavaju sve zapamtiti i sve držati u mislima. Što je više informacija u glavi, to je teže odlučiti od čega krenuti. Tu dolazimo do GTD (Get Things Done) modela, koji nudi jednostavan, ali vrlo učinkovit okvir za rasterećenje uma i organizaciju obaveza. Osnovna ideja ovog modela jeste da je mozak odličan za stvaranje ideja, ali nije dobar za njihovo skladištenje.

Korištenje ovog modela je posebno korisno ukoliko brinemo o zaboravljanju nekih detalja, imamo mnogo različitih uloga u životu, imamo mnogo započetih projekata, a ne završavamo ih, osjećamo se preopterećeno od broja stvari, zadataka koje moramo da ispratimo.

Model se zasniva na pet osnovnih koraka, a to su:

Zabilježimo sve informacije koje nam se vrte u mislima, bez obzira koliko su velike ili male, to mogu biti inforamcije o događajima, zadacima, knjigama, idejama, bilješkama, mejlovi, pozivi, zadaci iz razgovora sa drugim ljudima.. sve što treba da obavite nekada u budućnosti. Cilj je da sve to zapišete (elektronski ili na papir), tako da oslobodite memoriju u glavi.

Razvrstavanje je sljedeći korak u modelu i podrazumjeva da se za sve zapisane zadatke zapitamo pitanje, da li ovaj zadatak zahtjeva neku akciju i dva su moguća odgovora, a to su da ili ne.

Ako je odgovor na pitanje, da li zadatak zahtjeva neku akciju “Ne”, naprimjer potvrda o plaćanju računa, imate dvije opcije ili da obrišete/bacite ili da ostavite u reference za kasnije, ako mislite da će vam trebati. 

Ukoliko je odgovor da, zahtjeva akciju, zapitate sebe da li za obavljanje ovog zadatka trebam dvije minute ili manje, ako je odgovor da, uradite to odmah. Ukoliko nije nešto što možete da obavite za dvije minute, nego vam je potrebno više vremena to stavljate na svoju listu akcija, odnosno projekte, koju ćemo spomenuti u trećem koraku. Dakle, ako vam za odgovor kolegitreba 30 sekundi, najbolja opcija je da to uradite odmah, ako vam treba 20ak minuta da o tome razgovarate, najbolje je da to zakažete za nekad kasnije.

Ovaj postupak, dakle pitanje da li zadatak zahtjeva neku akciju ili ne, ponavljate za svaki zadatak/obavezu koju ste zapisali.

Sljedeći korak je organizovanje i tu organizujete sve one zadatke koje niste uradili u prethodnom koraku, to jeste koje ste zapisali na listu akcija. Organizujete ih na osnovu toga da li se radi o projektu ili je vremenski određeno. Projekat u kontekstu GTD modela je svaki zadatak koji podrazumijeva dva ili više koraka da bismo ga obavili, npr pravljenje smjernica za rad. Vremenska odrednica je nešto što je vremenski određeno, dakle za šta postoji tačan rok kada se to radi. Npr. posljednji petak u mjesecu šaljem izvještaj i ne mogu to uraditi nijedan drugi dan. 

Ono što je važno da imate na umu jeste pitanje, šta je sljedeća moguća akcija koju mogu da poduzmem. Npr. ako vi treba da nazovete kolegu/inicu da dobijete informaciju za nešto što radite, a nemate njen broj, sljedeća akcija koju bi trebalo da preduzmete je pronaći broj. Dakle, kada se oraganizujete u ovom koraku i pišete svoje obaveze, tu je važno da ih podijelite na male korake, konkretne akcije, pomoću ovog pitanja, šta je sljedeća akcija koju mogu da poduzmem. Npr, umjesto nazvati Milicu, konkretne akcije bi bile, pronaći broj Milice, nazvati Milicu i pitati za informaciju. Na ovaj način pomažemo sebi da nismo preplavljeni svojim to do listama, nego u svakom trenutku imamo isplaniran sljedeći mali korak koji nas vodi ka cilju.

Naredni korak je redovan pregled. Pregled sistema može bitisvakodnevni, sedmični, ili mjesečni, u zavisnosti od tvog tempa i količine obaveza. Ovo nije kontrola, nego provjera gdje si i šta ti trenutno treba.

Posljednji korak je angažovanje, odrađivanje konkretnih akcija. Dakle, vaš kalendar bi do ovog trenutka trebalo da ima zapisano sve ono što morate da obavite danas, sve ono što je vremenski određeno, a vaši projekti, odnosno lista akcija, bi trebalo da sadrži šta su to sljedeći koraci da biste mogli da napredujete u svojim projektima. 

Ako osjećaš da ti je svega previše, možda prvi korak nije bolja disciplina, nego više jasnoće i nježnosti prema sebi, a GTD model nudi upravo to. Možda danas možeš zapisati sve što nosiš u glavi ili izabrati samo jednu malu akciju. I to je sasvim dovoljno za početak.

Pogledaj: Zašto se osjećamo zaglavljeno i kako krenuti dalje?